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 グループウエア (Actoffice)

 甲斐ネットはKTK株式会社(JASDAQ3035)のグループウエア
ActOffice」をご案内しています。

◆アクトオフィスとは

 ActOfficeは企業のニーズに対応して開発された大変便利で導入・運用コストの廉価なグループウェアです。各社員の仕事と会社全体の仕事を連携させ業務の「スピードアップと確実性・チームワークの強化」をはかり企業の生産性向上を実現するシステムです。
 「IT革命」「IT革命」と世の中騒々しいが、当社では何から始めたら良いのか分からないとお悩みの経営者に是非お勧めしたいのがActOfficeです。
 ある学者の説によりますと、電話中心の仕事の進め方をする企業とE-メール(インターネット)中心の仕事の進め方をする企業とでは生産効率が後者のほうが8倍高いと言われております。それがIT革命に対応できない企業は21世紀は淘汰されると言われている背景の1つであると言えます。

●アクトオフィスの利点
即戦力として利用できます
 ASPによるグループウェアのため自社サーバーをご用意される必要がありません。又自社パソコン等にインストールする必要もなく弊社の提供するIDとパスワードを利用すればインターネットがつながる環境さえあれば即戦力で使用できます。

使いやすく、しかも機能は豊富です
 ActOfficeは「Simple is best」を開発コンセプトとしましたので、操作はできるだけ簡単にしていますし、機能もプライベート機能、グループ機能、オプション機能と機能別にお客様のニーズに合わせてお使いいただける「使いやすい」設計となっております。しかも1000社を超えるお客様のご要望を反映させActoffice Ver.3は合計21機能を持つ本格派グループウエアです。又サーバーを自社で所有する必要がないため、技術者のコストもかからず、運用コストの極小化が可能です。

どこからでもお使い頂けます
 オフィス、自宅、出張先等どの場所からでも気軽にアクセスして使用が可能です。他人のパソコンを利用した場合でも記録は残りませんので安心して使えます。

携帯電話(一部機種除く)からでもご利用いただけます
 スケジュール、仕事一覧・メモ・住所録・Webメール等の機能は携帯電話からもご利用頂け大変便利です。au / TU-KA、NTTドコモ、ボーダフォンと主要機種に対応しております。

サーバー使用容量の制限がありません(現在)
 一部の機能(スケジュール・日報・プロジェクトのイベント)は365日後自動削除になりますが、その他機能についての容量制限は当面行いません。

常に最新機能が利用頂けます
 ハード・ソフトのバージョンアップを弊社で定期的に行いますので、常に最新の技術をご利用頂けます。

サーバー環境もご安心頂けます
 サーバーはIBMデータセンター(幕張)に設置されており、24時間有人監視体制で管理をしておりますのでご安心してご利用頂けます。

セキュリテイ対策も万全です
 2重のファイアウォール設定がされておりハッキングから守ります。又Ver.3から高い技術で新種ウイルスに最速対応をするF-Secure社のアンチウイルスLinux版を導入してウイルス対策も万全です。

●アクトオフィスの概略
 パソコンや携帯電話から、必要なデータに簡単アクセス。プライベートやグループの情報を引き出しすぐに活用が出来ます。また、プライベート機能とグループ機能による情報の共有化で共同作業の効率化が実現できます。


 更に、オプション機能をご利用いただくことで、ビジネスに関わる機能も充実し事務処理の効率化が実現、ペーパーレスで簡単に集計等が行えるようになるでしょう。
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◆機能紹介   <プライベート機能  グループ機能  オプション

●Ver.3になって様々な機能が追加/強化されました。
各種申請機能が強化!社内稟議書や
有給申請機能が追加されました(オプション機能)

各種申請機能画面イメージ1      各種申請機能画面イメージ2

 今までのバージョンでも使われていた申請機能である「旅費清算」、「小口現金」機能に加え、新たに「社内稟議書」や「有給休暇申請」の機能も追加され、社内やグループ内での申請情報の一括管理やペーパーレス化に効果を発揮します。

 「稟議書」「有休申請」「旅費清算」「小口現金」の各申請の内容はその状況により「申請中」「承認待ち」「承認」のステータス表示がなされます。
 これにより、自分の申請した内容が現在どのような状態まで進んでいるのかが一目でわかるようになっています。また、申請の提出先もグループメンバー内で簡単に選択・設定することが出来るようになっていますので、必要に応じて柔軟な対応ができるでしょう。


設備予約機能が新たに追加!(オプション機能)
設備予約機能画面イメージ1      設備予約機能画面イメージ2

 空いていると思っていた会議室が使われている、普段使われて無い機材なのに必要なときに限って・・・、そんなことが無いように予め設備の利用状況や予約の状況を把握できるようにと、設備予約機能が追加されました。
 あらかじめ、現在保持している設備や機材などを登録しておくことで、各設備や機材などの一覧表示や、その利用状況の閲覧ができ、必要に応じてその設備・機材の使用予約を行うことが出来ます。
 そのため、設備や機材の使用ローテーションがスムーズに行えるようになり、当日になってからの設備や機材の空き時間待ちなど、無駄な時間の浪費を抑えることだできるようになるでしょう。


携帯電話からのアクセスも多機能に!

 従来のバージョンでは、閲覧することがほとんどだった携帯電話からのアクセスが、より多機能に。必要なときにアクセス、必要なだけ閲覧し、必要であれば情報を登録することも可能になりました。
携帯電話からの機能強化によって、外出先や自宅など、職場の端末から離れた場所からでもスケジュールの閲覧・登録が可能となります。それに伴って更新される情報は、いつも最新の状態で他のグループメンバーに知らせることが出来るようになります。






【携帯機能対応機種】
au/TU-KA :UP Browser/3.04以降のブラウザ搭載機種
NTTドコモ :DoCoMo/1.0以降のブラウザ搭載機種
ボーダフォン :J-PHONE/2.0以降のブラウザ搭載機種


ActOfficeの動作環境

・Microsoft Internet Exlorer 6以上が正常に動作する環境。
(ただし、Mac版 IE6では一部動作しない機能があります。)
・デスクトップ解像度「1024ピクセル×768ピクセル」以上を推奨。

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●プライベート機能
「プライベートインフォメーション(P-Info)」

プライベートインフォメーション画面イメージ その日のスケジュールが表示されると同時に、現在推進している仕事の一覧が表示されます。
 また、自分が所属しているグループの一覧を表示し、そのグループへアクセスすることが出来るようになっています。グループ機能へ
 他にも、ブラウザ上から直接メールを送信する簡易WEBメール機能へもアクセスでき、更に、外部アクセスが可能なメールサーバーのPOPサーバー情報がわかれば、そのメールサーバーに蓄積されているメールも閲覧が可能となります。


「スケジュール」
スケジュール機能画面イメージ-1      スケジュール機能画面イメージ-2
 月間・週間の予定を登録・管理し、登録したそれぞれの予定の属性(プライベート、ビジネス、重要事項、休日)を設定することができます。

 また、それぞれのスケジュールに対して、その予定を公開するかしないかを設定することも可能です。これは、自分が所属しているグループのメンバーに対して公開するかどうかを設定するものです。この設定が「公開する」となっている場合には、グループ機能で、他のグループメンバーがその予定を自由に閲覧することが出来るようになります。

 これによって、グループメンバー間のスケジュールのやり取りを円滑に行うことが出来るようになるでしょう。


「仕事一覧」
仕事一覧機能画面イメージ-1       仕事一覧機能画面イメージ-2
 現在担当している仕事を登録し、作業の進捗状況や達成率を更新することで、現在自分が担当している仕事や作業の管理を行うことができます。
 現在担当している仕事や作業などは「P−Info」や「G−Info」にも反映されるので、アクトオフィスにアクセスするとまず最初に仕事の内容が確認できるようになっています。(「P−Info」はアクトオフィスにログインすると、一番最初に表示されます。)
 また、完了してしまった仕事や作業の内容、途中で中止してしまった仕事などは、必要でなくなればその都度削除することも出来るようになっています。


「メモ・伝言」
メモ・伝言機能画面イメージ-1       メモ・伝言機能画面イメージ-2
 思いついたことやチョットした事をメモとして登録できます。又、他のグループメンバーからの「伝言メモ」も受け取れます。
いつでも気軽に登録・変更・削除が出来るシンプル設計、操作も簡単ですぐに使えます。ご利用の方法によってこの機能を更に有効活用することもできるでしょう。
 また、グループメンバーから送信された「伝言メモ」も、こちらでまとめて表示されます。自分で登録したメモはピンクで、グループメンバーから貼られたメモは緑色で表示されるので、違いが一目でわかります。


「住所録」
住所録機能画面イメージ-1       住所録機能画面イメージ-2
 知人・友人・お店から病院まで、様々な連絡先を入力し、保存をしておくことが出来る住所録です。
 登録してあるアクセス先(住所等)は左の検索ウィンドウで簡単に素早くアクセスできるため、非常に便利です。
 また、登録できる内容も個人情報やお勤め先の情報までが登録できるようになっています。ホームページアドレスやメールアドレスも登録が可能ですので、友人・知人に連絡がとりたい場合などにも、素早くメールを送ることも可能となっています。
 さらに携帯電話からのアクセスも可能ですので、外出先でもらくらくとアクセス、住所録の閲覧が可能です。
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●グループ機能
グループインフォメーション(G−Info)」
グループインフォメーション画面イメージ
 アクトオフィスのプライベート機能にある「P-Info」の様な、グループに関しての情報を簡単に一覧できる機能がこの「G-Info」です。

 グループまたは自分の週間スケジュール、グループ関連の仕事一覧、グループで設置されている掲示板の最新記事、グループに所属しているメンバーの一覧等にすぐにアクセスできるようになっています。
 この「G−Info」から直接、他のグループメンバーに対してメールを送信したり、グループメンバーが公開している個人のスケジュールを閲覧したり、「伝言メモ」を送信することも可能です。また、グループで行われている「プロジェクト」へのアクセスもこの「G−Info」から可能となっています。


「プロジェクト作業一覧・詳細」
プロジェクト作業一覧画面       プロジェクト作業詳細入力画面
 プロジェクト作業で作業担当者個々の詳細情報や、その作業に対する進捗情報などを確認し、情報の内容を必要に応じて更新しながら仕事の管理を行います。
 現在進行中であるプロジェクト作業の工程や期間、その進行具合などがグラフとして表示されるため、視覚的にも見やすく、直感でその度合いを理解することが可能です。
 また、作業の詳細情報が閲覧できるのはもとより、プロジェクト全体で関わる行事やイベントなどを登録することが可能で、プロジェクトのイベントに関しては、そのプロジェクトに関係する全てのグループメンバーが閲覧可能となっています。


「得意先リスト」
得意先リスト画面       得意先の詳細情報登録画面
 グループ・会社単位で取引のある企業やグループの情報をメンバー全員で参照できます。外部データをCSV形式でアップロードすることも可能です。
 グループ全体で同じ得意先のデータを共有するため、伝達のミスなども無くなり、いつでも必要なときに登録データを引き出し閲覧することが出来ます。
 登録してあるアクセス先(住所等)は左の検索ウィンドウを使うことで、簡単に該当するデータを一覧することができ、一覧からクリックすることで、右側のウィンドウへ簡単に素早く上表を表示しアクセスできるため、非常に便利です。


「個人日報」
個人日報画面       個人日報の入力画面
 所属するグループや会社に対して作業の報告や連絡などのやり取りに使います。
 個人日報は、その日行った自分の作業や行動を報告するために使用します。作業を行うごとに作業日報を記入・登録していくことで、個人の作業データが蓄積されていきます。
 日報が書き込まれると、グループの管理者はグループメンバーから書き込まれた日報を閲覧できるようになります。グループメンバーが登録した個人日報は登録された時点から管理者から閲覧が可能になり、その報告に対しての連絡や対処方法などを付加して返信することも可能です。
 この日報管理を行うことでそのグループ全体での作業の進捗や動向などを把握し、今後の進行をスムーズに対応することが出来るようになるでしょう。


「電子会議室」
電子会議室画面       電子会議室の投稿発言・返信画面
 掲示板とは違い、グループメンバー間での議論をする場合などに活用できます。一つの発言に対し、様々な返信意見(レスポンス)を返すことが出来るのが特徴です。
 親の発言に対して、返信(レスポンス)を行うと、その返信が親発言に対して係りついて表示されるツリー形式なので、返信がどの発言に対してなされているのかがすぐにわかります。
 また一つの発言に対して、複数の返信を行うことも出来るようになっているため、親発言に対して様々な意見を出し合い、それに対してまた新たな意見を発言するなど、グループ内での議論や相談などを自由に行うことが可能となっています。
 発言は自分の行ったものに関しては、任意に削除を行うことも可能となっており、グループの管理者はどのグループメンバーの書き込みに対しても削除を行うことが出来る権限を持っています。


「掲示板」
掲示板画面       掲示板-記事詳細画面
 グループや会社のメンバー全員に対する連絡や報告などを行う場合、有効に活用できます。
 記事の掲載者から閲覧者への告知用途に幅広く利用できます。グループメンバーであれば誰でも書き込みを行うことが出来、他のメンバーから不要に削除されることが無いようになっています。(ただし、グループ管理者は全ての記事を削除する権限を有します)
 電子会議室とは異なり、発言に対しての返信(レスポンス)を行うことは出来ません。あくまでもグループ全体に対してのお知らせを行う際の機能となっています。議論の必要がある場合には先述の「電子会議室」を利用するのが良いでしょう。


「メンバースケジュール」
メンバースケジュール画面-1       メンバースケジュール画面-2
 グループに所属しているメンバーそれぞれのスケジュールを一覧表示し、その詳細を閲覧することが出来るようになっています。
 ここでは、メンバー個人がプライベート機能の「スケジュール」機能によって、予定を「公開する」ように設定していた場合に、その予定が随時反映されるようになっています。
 メンバースケジュールを活用することで、グループで分担している作業の割り振りや、イベントの予定などの計画もスムーズに行えるでしょう。
 また、グループの管理者は各グループメンバーのスケジュールに対して、追加でスケジュールを書き込むことが出来るようになっています。こちらも作業予定や担当者へのお知らせなど、幅広く活用することが可能です。
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●オプション
「タイムカード」
タイムカード画面       タイムカード-環境設定・内容変更画面
 タイムカード画面から「出社する」「退社する」を選択すると当日の出社・退社時間が登録されます。遅刻・早退・欠勤の場合はその旨登録されます。遅刻・早退の場合理由入力画面が表示され理由を記入します。
 管理者画面からは各個人別の勤怠状況を把握することが出来ます。月別の状況・先月の状況を個人別に把握でき又全社員の月間集計・年間集計も表として自動作成され給与計算にそのまま反映できます。修正が必要な場合は管理画面から行えます。


「旅費清算・管理」
旅費清算画面       旅費管理画面
 出張した際の費用は、タイトル(出張先)内容(行き先での仕事内容)を旅費案件画面から登録します。 詳細画面から更に詳細情報を入力し申請ボタンをクリックして申請します。
 経理部門等は管理画面で旅費案件申請の審査を行います。承認する案件は承認ボタンをクリックすると決済済みデータに登録されます。未承認の場合は申請者へ理由を書き添え旅費案件データは戻されます。決済済みデータはブラウザ表をクリックすることにより旅費と仮払いをそれぞれ集計した帳票が表示され、これをプリントアウトして帳票として利用できます。すべてペーパーレスで処理ができます。


「小口現金清算・管理」
小口現金入力画面       小口現金管理画面
 小口現金のタイトル・内容を登録して申請します。仮払いがある場合は同じく登録します。申請をし承認をされた場合は領収書等の提出のみ行います。承認されなかった場合は申請者の小口現金案件データへ戻されます。経理部門等は管理画面から承認・未承認の審査を行い承認の場合は決済済みデータに登録されます。未承認の場合は理由を書き添え申請者へ小口現金案件データを戻します。決済済み案件画面からブラウザ表示をクリックすることにより小口現金の帳票が表示され、これをプリントアウトすることにより帳票として活用できます。各社員別はもとより、営業所等出先機関の小口現金管理をリアルタイムで有効活用できます。


「ツール機能」
ツール画面       ツール画面 例:旅費清算報告書
 「旅費清算」「小口現金」「勤怠」の各機能管理画面にあるCSV表示からデータを外部へ取り出す事が可能です。
 また、取得したCSVデータを「Microsoft Excel」のデータとして利用する事も可能です。
 その際には「旅費精算報告書」「小口現金出納報告書」「小口現金年度集計」「勤怠管理月間集計」「勤怠管理年間集計」等の、それぞれのCSVデータに対応した帳票化をするのに便利なインポート用テンプレートも用意されていますので、アクトオフィスに蓄積されているデータを、ほぼそのままの形で手元のパソコンで活用することも出来るようになっています。

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●導入価格
レンタルサーバー(Actmailをご利用のお客様)
ActOfficeを無料でご利用頂く事が出来ます。
ユーザー数はActmailでご利用のアドレス数分発行し、設定費用は無料となっております。(オプションのActDataBankは有料となります)

Actmailご利用以外のお客様
ユーザー数 月額 一人当たり 年額
5まで 1,500円 @300 16,500円
10 2,500円 @250 27,500円
30 5,400円 @180 59,400円
50 7,500円 @150 82,500円
80 9,600円 @120 105,600円
100 11,000円 @110 121,000円
100以上 11,000円+ @80
初期導入費:¥10,000
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